Komplettlösung: Viel mehr als ein Server

Von Protonet Team. Veröffentlicht 13. Juli 2015.

Die Twentynine-Days GmbH nutzt die Carlita von Protonet als umfassende Komplettlösung. Die gesamte Kommunikation vor allem nach China, Kollaboration sowie die Funktion des klassischen File-Servers werden damit abgedeckt.

Protonet SOUL + Carla

Noch immer gestaltet sich die Internet-abhängige Zusammenarbeit mit China schwierig. Netzzensur, langsame Verbindungen und blockierte Internetseiten behindern vor allem europäische Unternehmen, die einen Auslandssitz oder Geschäftspartner in der Volksrepublik haben. Mit dieser Problematik musste sich auch die Twentynine-Days GmbH, Experte für Werkzeugbau und Spritzgussformen, befassen, denn neben den zwei deutschen Standorten in Hamburg und Stuttgart betreibt das Unternehmen eine Niederlassung in Dongguan, China.

Zu Beginn der länderübergreifenden Zusammenarbeit nutzte Twentynine-Days die üblichen Terminalserver und VPN-Verbindungen für Datei-Management und Kollaboration. Doch schnell stellte sich raus, dass die Verbindung für eine reibungslose Kommunikation zu langsam war oder teilweise sogar ganz ausfiel. „Es war, als ob die Chinesen buchstäblich auf der Leitung stünden“, erklärt Andreas Kadelbach, Geschäftsführer bei Twentynine-Days. Auch zwei unabhängige Server in Deutschland und in China lösten das Problem nicht. Die Lösung lieferte dann vor etwa zwei Jahren das Hamburger IT-Unternehmen Protonet mit ihrer CARLITA. Twentynine-Days entschied sich für die vollintegrierte Lösung aus Hard- und Software, die die Eigenschaften eines File-Servers mit den Vorteilen einer „Unternehmens-Cloud“ bei vollständiger Datenhoheit und einem intuitiven Kollaborationstool verbindet. Der Browser-basierte Zugang ist sowohl aus Deutschland als auch aus China problemlos möglich und verbindet die drei Standorte nun optimal.

Verbesserte Kommunikation und übersichtliches Projektmanagement

Das Herzstück der Produktivitäts-Lösung von Protonet ist das Betriebssystem SOUL. Die Software verbessert nicht nur die Zusammenarbeit und das Dateimanagement, sondern sorgt mit der integrierten Kommunikation für einen reibungslosen Austausch. „Von der Sekunde an, seit wir die CARLITA haben, ging unser internes Email-Aufkommen nahezu gegen null. Früher habe ich bis zu 60 interne Emails am Tag bekommen, die bekomme ich jetzt in einem Jahr“, berichtet Kadelbach. Vor allem im Bereich Projektmanagement ist die CARLITA inzwischen unverzichtbar. Musste man früher mühsam Emails schreiben und sie nach Projekten sortieren, kann man nun direkt in SOUL Projekte verwalten, betreffenden Personen zuweisen, gemeinsam Dokumente bearbeiten und so den Überblick behalten. Auch die komplette Projekt-Kommunikation läuft über SOUL. „So sind alle jederzeit auf dem aktuellen Stand und jeder Kommentar ist transparent und nachvollziehbar. Das ist für uns besonders wichtig, denn wenn Infos verloren gehen, dann bauen wir falsch und der Schaden kann schnell in die Zehntausende gehen. Mit Grauen denke ich da an alte Zeiten“, so Kadelbach weiter. Kommunikation und Daten befinden sich damit in einem Tool. Für die Mitarbeiter bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung.

Datenhoheit gewährleistet die Rechtssicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz

Neben dem barrierefreien Zugang aus China ist vor allem die Datenhoheit ein entscheidender Vorteil gegenüber zentralen Cloud-Lösungen. Da alle Daten auf der Carlita im Büro liegen und nicht in irgendeinem Rechenzentrum, ist das Unternehmen auch datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Denn nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) dürfen personenbezogene Daten deutscher Firmen den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nicht verlassen. Bei einer Rechenzentrum-basierten Cloud-Lösung könnte es hingegen zu Problemen bei der Klärung kommen, wo sich die Server und damit auch die unternehmenseigenen Daten genau befinden.

Kurze Einarbeitungsphase und unkomplizierte Bedienung

Die unkomplizierte Struktur der SOUL-Software erschloss sich den Angestellten dabei intuitiv, so dass kaum Einarbeitungszeit darauf verwendet werden musste. Für Twentynine-Days ist die Komplettlösung von Protonet derweil alternativlos geworden. „Ich hätte es nie für möglich gehalten, dass man die Kommunikation so einfach gestalten kann. Auch die Absprachen mit unseren Kunden und Lieferanten laufen fast ausschließlich über SOUL“, zieht Kadelbach ein positives Resümee. Mit den einfach zu vergebenden Berechtigungen können auch Externe auf freigegebene Bereiche zugreifen. „Die Zusammenarbeit der Niederlassungen untereinander, mit externen Dienstleistern und mit unseren Kunden ist jetzt sehr viel direkter und übersichtlicher.“

Ein weiterer Vorteil zu den üblichen Kollaborations-Lösungen ist die einfache Inbetriebnahme, eine dedizierte Installation ist nicht erforderlich. CARLITA wird „schlüsselfertig“, d.h. betriebsbereit geliefert und setzt keine IT-Kenntnisse voraus. Darüber hinaus nimmt sie mit ihren etwa 30 cm Höhe, Breite und Tiefe sehr wenig Platz ein. Die von PROTONET konzipierte Passiv-Kühlung ist besonders leise, weshalb CARLITA als neue Kollegin problemlos im Büro untergebracht werden kann.

Für Twentynine-Days ist die vollintegrierte Produktivitäts-Lösung von PROTONET zum zentralen Kommunikations- und Projektmanagement-Tool geworden. CARLITA trägt entscheidend zur Produktivitätssteigerung bei und ist so viel mehr als nur eine Alternative zur Cloud oder zum File-Server.